Cotización de página web: qué debe incluir y cómo compararla

Andrea distribuye insumos de belleza al por mayor en Kennedy y pidió tres cotizaciones para su página web. Le llegaron por WhatsApp: $890.000, $2.400.000 y $4.100.000. Las tres decían casi lo mismo —«diseño profesional, adaptable a celular, optimizado para Google»— y ninguna decía cuántas páginas incluía, quién escribía los textos ni a nombre de quién quedaba el dominio. Escoger así es tirar una moneda de tres caras. Una cotización de página web se vuelve comparable cuando tiene ocho renglones: abajo está cada uno, con las preguntas exactas para mandarle al proveedor antes de girar el anticipo.

Comparar el número grande es el error más caro

Casi todo el mundo mira el total, descarta la más cara y duda entre las dos que quedan. Ese total no mide lo mismo en cada documento: en una incluye cinco páginas con textos escritos por el proveedor; en otra, una plantilla repetida y usted mandando los contenidos por correo.

Son dos ejercicios distintos. Elegir a quién le compra —portafolio, referencias, si le entregan lo suyo al final— es otra cosa, y de eso hablamos en cómo elegir quién le hace su página web. Esto es leer el papel que ya le mandaron. Si todavía anda buscando rangos de precio, están en cuánto cuesta una página web en Colombia; aquí no repetimos tablas.

Los ocho renglones que hacen comparable una cotización

Busque estos ocho puntos en cada propuesta. Lo que no encuentre, pregúntelo. Lo que le contesten por WhatsApp, pídalo por escrito dentro del documento.

1. Alcance, contado en plantillas y no en «páginas». Una web de ocho páginas donde cinco son la misma ficha de servicio con otro texto tiene tres diseños, no ocho. Pida el listado con nombre: inicio, servicios, un servicio, nosotros, contacto, blog, artículo.
2. Quién pone los textos y quién pone las fotos. Es el renglón que más proyectos atrasa y el que menos aparece escrito. Si redacta el proveedor, debe decir cuántas palabras por página. Si redacta usted, la fecha de entrega no arranca hasta que mande el contenido.
3. Con qué tecnología queda hecha y qué se lleva si se va. No es un detalle de programadores: define si el sitio es suyo o si lo está alquilando.
4. Entregables por fase, con fecha. Diseño aprobado, maqueta navegable, contenido cargado, pruebas en celular, publicación. Cinco hitos fechados valen más que un «entrega en 3 semanas».
5. Cuántas rondas de ajustes entran y qué cuenta como ronda. Dos es lo normal. La trampa está en la definición: si cada comentario suelto por WhatsApp cuenta como ronda, se le acaban el primer día. Una ronda es una lista consolidada, enviada de una vez.
6. Dominio y hosting, a nombre de quién y por cuánto al año. Es donde más gente queda amarrada.
7. Mantenimiento posterior, con lo que cubre y en cuánto responden. Distinto de la garantía, aunque casi todas las cotizaciones los revuelven.
8. Accesos y garantía. A nombre de quién quedan las claves y por cuánto tiempo le arreglan gratis lo que salga mal.

Y un renglón chiquito, del 19%: si el valor está más IVA o con IVA incluido. Entre $2.400.000 más IVA y $2.700.000 con IVA incluido, la segunda es más barata.

El renglón que más plata cuesta dos años después

La tecnología no se nota el día de la entrega y pesa cuando usted quiera mudarse. Hay tres caminos.

• Constructor cerrado (Wix, Squarespace, planes de tienda tipo Shopify). Rápido de montar, pero el sitio vive dentro de esa plataforma: si deja de pagar la mensualidad se apaga, y no hay forma de exportar el diseño para llevárselo.
• WordPress. Es suyo y se muda con la carpeta de archivos y la base de datos. El costo escondido es otro —licencias anuales de tema y plugins, y el peso que trae puesto—, de lo que hablamos en por qué su página en WordPress va lenta.
• Código a medida. Le entregan los archivos y funcionan en cualquier hosting. Cuesta más al inicio y menos al año.

La pregunta que destapa todo cabe en una línea: «si mañana me voy con otro proveedor, ¿qué me entrega usted exactamente?». La respuesta buena es concreta: un archivo comprimido con el sitio y el respaldo de la base de datos. Cualquier versión de «eso lo manejamos nosotros» significa que el sitio no es del todo suyo.

Dominio, hosting y accesos a nombre de quién

El dominio es lo único de un proyecto web que no se puede volver a hacer. El diseño se rehace y los textos se reescriben; el dominio o es suyo o es de otro. Registrarlo cuesta poco: un .com o un .com.co se consigue entre $59.000 y $90.000 al año según el registrador, y un hosting compartido para un sitio de empresa anda entre $15.000 y $60.000 mensuales. Ninguna de esas cifras justifica que queden a nombre del proveedor.

Corregirlo después tiene un costo que casi nadie menciona: la política de transferencias de la ICANN bloquea el dominio 60 días cada vez que se cambia al titular. Si usted descubre el problema el día que se pelea con el proveedor, son dos meses de espera antes de poder moverlo a su propio registrador.

La cotización debería listar, con el titular escrito, estos accesos: registrador del dominio, panel del hosting, archivos del sitio, correos corporativos, Google Analytics, Search Console y el perfil de Google Business. El detalle que se olvida siempre es el correo de recuperación de cada cuenta: debe ser el suyo, no el del diseñador. Ese es el candado real. Y si la web tiene formulario de contacto, usted queda como responsable del tratamiento de esos datos frente a la Ley 1581 de 2012, así que la política de tratamiento y el aviso de privacidad también son entregables. Pídalos por nombre.

Garantía y mantenimiento no son lo mismo

La garantía cubre que lo entregado funcione: que el formulario mande el correo, que el menú abra en celular, que no salga un error después de publicar. Se mide en días —30, 60 o 90— y no se cobra. El mantenimiento es otra cosa: cambios posteriores, actualizaciones, copias de seguridad. Se cobra, y debe decir cuántos cambios al mes entran y en cuánto le contestan. «Soporte incluido» sin horas ni tiempo de respuesta no es un compromiso, es una palabra amable.

Hay una razón práctica para exigir que esto quede escrito. Cuando un proveedor de servicios tiene una obligación de medios, el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) no le garantiza un resultado: la garantía se mide contra las condiciones de calidad que le ofrecieron. Traducido, lo que dice la cotización es la garantía. Lo que quedó en una nota de voz, no.

Las preguntas exactas para mandar por escrito

Cópielas y mándelas iguales a los tres proveedores. Las respuestas lado a lado dicen más que los tres documentos juntos.

1. ¿Cuántas plantillas de diseño distintas incluye y cuáles son las páginas?
2. ¿Los textos los escriben ustedes o los mando yo? Si los escriben, ¿cuántas palabras por página?
3. ¿Las fotos van incluidas? ¿Son de banco con licencia o hay sesión de fotos?
4. ¿Con qué queda hecho el sitio y qué archivos me entregan si me voy?
5. ¿El dominio queda registrado con mi nombre, mi cédula o NIT y mi correo?
6. ¿Cuánto cuesta la renovación anual del dominio y del hosting a partir del segundo año?
7. ¿Cuántas rondas de ajustes entran y qué cuenta como una ronda?
8. ¿Cuál es la fecha de publicación y qué pasa si yo me atraso mandando el contenido?
9. ¿Cuántos días de garantía tengo y qué cubre exactamente?
10. ¿El valor incluye IVA?
11. Si dejo de pagarles cualquier mensualidad, ¿mi página sigue prendida?

La número once es la más reveladora. Si la respuesta es que se apaga, usted no está comprando una página web.

Ocho señales de alarma dentro del documento

No son señales sobre la persona, son señales sobre el papel. Cualquiera de estas justifica devolver la propuesta y pedir una versión completa antes de seguir hablando de precio.

• La cotización cabe en un mensaje de WhatsApp: un párrafo y una cifra.
• Dice «diseño profesional» pero en ningún lado aparece un número de páginas.
• La palabra «dominio» no aparece en todo el documento.
• Ofrecen «ajustes ilimitados». Nadie regala eso; en la práctica significa ilimitados hasta que el proveedor se canse.
• No hay fecha, hay «tiempo estimado».
• Dice «mantenimiento opcional» sin valor mensual al lado.
• Le llegó el archivo con el nombre de otro cliente adentro, sin borrar. Pasa, y dice mucho de cómo van a cuidar lo suyo.
• El total no aclara si es con IVA o sin IVA.

Cómo quedó la comparación de Andrea

Con las once preguntas mandadas, las tres propuestas dejaron de parecerse. La de $890.000 era una plantilla de constructor cerrado con mensualidad de $79.000 y dominio a nombre de la agencia: si dejaba de pagar, perdía el sitio. La de $4.100.000 incluía tienda con carrito y pasarela que ella no necesitaba, porque vende por catálogo y cierra por WhatsApp. La de $2.400.000 traía cuatro plantillas, textos del proveedor, dominio a su nombre, dos rondas y 60 días de garantía; le faltaba el valor del mantenimiento, lo pidió y se lo pusieron por escrito.

Contrató esa, y no porque quedara en la mitad: quedó comparable primero. Si a usted también le están ofreciendo cosas que todavía no necesita, mire si su caso es de micrositio o de web completa, y si de verdad va a vender en línea los números cambian, como se ve en cuánto cuesta una tienda online en Colombia.

Lo que es justo que una cotización deje abierto

Exigir claridad no es exigir adivinación. Tres cosas no se cierran el primer día y está bien que queden señaladas en vez de inventadas: el alcance fino cuando usted todavía no sabe qué quiere, que se resuelve con una fase de descubrimiento corta y cobrada aparte; los costos de terceros —pasarela de pagos, licencias, plan de correo—, que van nombrados con valor aproximado y no escondidos; y el posicionamiento, porque rankear es otro trabajo con otro presupuesto. Quien le prometa «primer lugar en Google» dentro de la cotización de diseño le está vendiendo dos cosas por el precio de una promesa. Lo que sí se puede medir está en posicionamiento web.

En Mentora las propuestas salen con los ocho renglones puestos y el dominio a nombre del cliente desde el primer día. Los paquetes con precio público están en diseño web, y si su caso es más chico —una hoja con WhatsApp y mapa— hay una versión de una sola página. Compárenos contra las otras dos con las once preguntas; si alguna se nos queda sin respuesta clara, esa es una razón legítima para no contratarnos.

De la cotización que tiene abierta en el celular ahora mismo: ¿en qué renglón dice a nombre de quién queda el dominio?