Matrícula online
Formulario inteligente, validación automática de datos, cobro inicial con Wompi/PayU, contrato de servicios firmado por DocuSign y bienvenida automática.
Automatización con IA · Sector educativo
Automatice su academia o instituto con IA.
Matrícula online, soporte a estudiantes 24/7 por WhatsApp, agendamiento de clases, recordatorios automáticos de pago y reportes para acudientes. Pensado para academias, institutos, preuniversitarias y centros de formación en Colombia.
- · Matrícula online automatizada
- · Soporte estudiantes 24/7
- · Agendamiento de clases
- · Recordatorios de pago
Lo que vemos en academias
Secretaría saturada, cobranza manual y leads que no se cierran.
La academia recibe consultas por WhatsApp, Instagram, llamada y formulario. Secretaría responde lo que puede en horario laboral. Los acudientes vuelven a preguntar lo mismo. La cuota se cobra a punta de mensajes uno a uno y el ciclo se repite cada mes. Mientras tanto, 40% de los leads quedan sin responder después de 24 horas.
40%
De leads que se pierden por no responder fuera del horario laboral.
3-5
Días que tarda en promedio una academia en cerrar una matrícula desde el primer contacto.
25%
Mora promedio en cuotas mensuales en academias sin recordatorios automatizados.
Caso real (ficticio pero típico): una academia de inglés en Cedritos, Bogotá, recibía 180 consultas/mes por WhatsApp. Secretaría respondía 60 en horario. Cerraba 14 matrículas. Después de automatizar respuesta y matrícula online, pasó a 180 consultas atendidas en menos de 5 minutos y 41 matrículas cerradas el mismo mes. Si un alumno pregunta el sábado y nadie le contesta, el lunes ya pagó la matrícula en otra academia. Esa es la cuenta que duele.
Qué automatizamos
Toda la operación comercial y administrativa de su academia.
Soporte 24/7 con IA
Bot de WhatsApp entrenado con su catálogo: horarios, niveles, profesores, requisitos, costos. Si no sabe escala a un humano. 80% de consultas resueltas sin secretaría.
Agendamiento de clases
Para academias con clases individuales o pequeños grupos: el alumno agenda su clase con el docente disponible. Recordatorios 24h y 1h antes por WhatsApp.
Recordatorios de pago
5 días antes del vencimiento, día del vencimiento y escalado tras 3, 7 y 15 días de mora. Mensajes por WhatsApp con link directo al pago. Plan de descuento por pronto pago opcional.
Reporte a acudientes
Resumen semanal o mensual con asistencia, notas, observaciones del docente. Generado automático desde su plataforma y enviado por WhatsApp o email.
CRM de prospectos
Cada lead entra a CRM con etiqueta (programa de interés, sede, edad), secuencia de nurturing y handoff a asesor cuando está caliente. Dashboard de conversión.
Cómo trabajamos
Su academia automatizada en 4 etapas.
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1
Diagnóstico operativo (sin costo)
Levantamos su catálogo, procesos de matrícula, política de cobranza, herramientas actuales (Moodle, Hotmart, hoja de cálculo) y los puntos de fuga más caros. Le entregamos plan priorizado.
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2
Setup técnico (semana 1-3)
WhatsApp Cloud API verificada, n8n con sus integraciones, agente IA con catálogo, formularios de matrícula, pasarela de pagos, conexión a Moodle/Hotmart si aplica.
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3
Capacitación a secretaría y docentes
Sesión práctica con su equipo: cómo monitorear la bandeja, cómo atender el handoff humano, cómo subir cambios al bot (precios, horarios) y cómo leer los reportes.
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4
Entrega + soporte 30 días
Pruebas en vivo con leads reales, ajustes finos al bot, soporte intensivo durante 30 días, reporte semanal de uso y opción de plan de mantenimiento mensual.
Para quién es
Tres perfiles donde ya funciona.
Academia pequeña
1 sede, 50-200 alumnos
Academias de inglés, música, arte, deporte o preuniversitarias. Equipo de 1 coordinador + 3-10 docentes. Necesita liberar a secretaría y dejar de perder leads fuera de horario.
Instituto multi-programa
1-3 sedes, 200-1000 alumnos
Instituto técnico, escuela de oficios o academia con 5-20 programas activos. Necesita unificar la atención, segmentar leads por programa y reducir mora en cobranza.
Plataforma e-learning
100% online o híbrida
Negocio educativo en Hotmart, Thinkific, Kajabi, Teachable o LMS propio. Necesita automatizar la captación previa al checkout y el soporte post-compra (acceso, dudas, ventas adicionales).
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan las academias.
¿Qué partes del proceso de una academia se automatizan primero?
Lo que más alivia operación es: matrícula online con cobro inicial, bot de WhatsApp respondiendo dudas frecuentes 24/7, recordatorios automáticos de cuota mensual y reportes de asistencia/notas para acudientes. Eso reduce hasta 60% las consultas a secretaría y mejora la cobranza entre 15% y 30%.
¿Funciona para academias pequeñas (50-200 alumnos)?
Sí. El Pack Inicio está diseñado precisamente para academias pequeñas o emprendimientos educativos: 1 sede, 50-200 alumnos activos, 1 coordinador y 3-10 docentes. Setup desde $1.890.000 + IVA con WhatsApp Bot, matrícula online y recordatorios de pago.
¿Se integra con plataformas e-learning (Moodle, Thinkific, Hotmart, Teachable)?
Sí. Conectamos vía API con Moodle, Thinkific, Hotmart, Teachable, Kajabi y plataformas similares. La automatización se encarga del front-end comercial (matrícula, cobro, soporte, recordatorios) mientras la plataforma e-learning sigue siendo el sistema académico.
¿La IA puede responder preguntas sobre horarios, profesores y costos sin equivocarse?
Sí, porque entrenamos al agente con su catálogo de programas, horarios reales, política de costos y FAQ históricas. Cuando la IA no está segura escala automáticamente a un humano de la academia. Cero respuestas inventadas: política estricta de "si no sabe, pregunta".
¿Cuánto cuesta implementar?
Pack Inicio para academias pequeñas: desde $1.890.000 + IVA (pago único). Pack Pro con multi-sede, dashboard ejecutivo y reportería avanzada: desde $3.890.000. Mensualidad de infraestructura desde $290.000/mes según volumen de alumnos y mensajes.
¿Cumple con normativa colombiana (habeas data, factura electrónica, retención en la fuente)?
Sí. Captura de datos con aviso de privacidad según Ley 1581. Facturación conectada a su software DIAN. Si maneja menores, agregamos casilla de autorización parental para tratamiento de datos. Soporte para ICETEX, créditos educativos y descuentos por pronto pago.
¿Sirve para academias de idiomas, música, deportes, preuniversitarias o solo formales?
Sirve para todas: academias de inglés, conservatorios, escuelas de danza, preuniversitarias, institutos técnicos, centros de formación SENA-complementario, escuelas deportivas. Adaptamos los flujos al tipo de curso (mensual, semestral, módulos).
¿Hacen seguimiento después del setup?
Sí. Planes de soporte desde $390.000/mes que incluyen ajustes a flujos, atención de cambios de pénsum, actualización del catálogo en el bot, monitoreo de WhatsApp API y reporte mensual de cobranza/matrícula.
Diagnóstico operativo · sin costo
¿Cuánto se le escapa por mes?
En 45 minutos por WhatsApp o videollamada le decimos qué automatizar primero y qué impacto esperar en matrícula y cobranza. Sin compromiso.