La digitación no se acaba
Alguien del equipo pasa la tarde copiando facturas, guías o planillas a una hoja de cálculo. Cuando sube el volumen, se atrasa todo lo demás.
Mentora · Prueba gratis 7 días
Sistema de digitalización de documentos con IA: tome la foto y los datos se llenan solos.
Facturas, guías de envío, planillas llenadas a mano, cartas, placas de equipos o evidencias de obra: la IA lee la foto, llena los campos que usted necesita, reconoce a qué cliente o proveedor pertenece y lo guarda con su número de registro. Después lo descarga en Excel o como informe fotográfico. Pruébelo gratis durante 7 días con sus documentos.
- Funciona en el celular
- Lee letra a mano
- Excel e informe en PDF
- Soporte por WhatsApp
La demo leyendo una factura de ejemplo: llenó los 12 campos, avisó que el CUFE viene cortado y reconoció al proveedor en el directorio.
Digitando a mano
Lo que cuesta pasar los papeles al computador.
Haga la cuenta: si pasar un documento a Excel toma tres minutos y a su empresa le llegan 60 al día, son tres horas diarias de digitación. Y cada dato que se escribe a mano puede quedar mal escrito.
Un dígito cambiado sale caro
Un NIT, un número de guía o un valor mal copiado y el pago se va a otro lado, el paquete no aparece o la cuenta no cuadra.
El soporte se pierde
El papel queda en una carpeta y el dato en otra. Cuando hay un reclamo, nadie encuentra la foto de cómo llegó.
Nadie sabe en qué va
Si ya se avisó, si ya se pagó, si ya se entregó. Hay que preguntar por WhatsApp o revisar tres archivos.
Cómo funciona
De la foto al registro en menos de un minuto.
Tome la foto
Con la cámara del celular, o suba una imagen, un escaneo o un PDF de varias páginas. Si trae código de barras, se lee en el mismo celular.
La IA llena los campos
Lee los datos que usted definió para ese tipo de documento. Quien registra ve la foto al lado y corrige lo que haga falta antes de guardar.
Reconoce de quién es
Busca en su directorio de clientes, residentes, proveedores o equipos por el código (casillero, apartamento, NIT, placa o serial) y por el nombre.
Queda registrado y avisado
Cada documento recibe su número consecutivo, guarda la foto y su estado, y le avisa al dueño. Todo se descarga en Excel o en informe PDF.
Qué digitaliza
Cada tipo de documento con sus propios campos.
Estas son las plantillas que ya trae. Si su documento es otro, en la prueba armamos la plantilla con los campos que usted necesita.
Facturas y remisiones
Proveedor, NIT, número, fechas, productos, subtotal, IVA, total y CUFE. Para compras, contabilidad y recepción de mercancía.
Se cruza por NIT
Paquetes y guías de envío
Transportadora, guía o tracking, destinatario, casillero o apartamento, peso y contenido. Para couriers, porterías y bodegas.
Se cruza por casillero o apto
Planillas y tablas a Excel
Planillas de asistencia, inventarios o formatos llenados a mano: cada foto sale como una tabla lista para Excel.
Lee letra a mano
Cartas y documentos
Tipo, radicado, fecha, quién lo envía, asunto, resumen y fecha límite. Para radicar la correspondencia que llega.
Se cruza por NIT o nombre
Equipos y placas de datos
Marca, modelo, serial, año, datos eléctricos y capacidad. Para mantenimiento, servicio técnico e inventario de activos.
Se cruza por serial
Ingreso de vehículos
Placa, tipo, marca, color y daños visibles al llegar. Para parqueaderos, talleres, conjuntos y flotas.
Se cruza por placa
Evidencias de obra y SST
Actividad, descripción, hallazgos, nivel de riesgo, elementos de protección y acción recomendada, con ubicación GPS.
Informe fotográfico en PDF
Hecho para quien recibe
El portero, el bodeguero o el inspector lo usan desde su celular.
No hay que instalar nada ni aprender un programa: se abre en el navegador, se toma la foto y se revisa lo que llenó la IA.
- Si la foto sale negra o en blanco, la rechaza antes de leerla y pide tomarla otra vez.
- Si la foto llega de lado, la endereza sola y la vuelve a leer.
- Avisa si ese documento ya se había registrado, para que no quede duplicado.
- Al guardar le avisa al dueño: «llegó su paquete», «recibimos su factura», «su vehículo ingresó con estos daños».
- En las evidencias de obra guarda la ubicación GPS junto con la foto.
Qué trae
Mucho más que pasar una imagen a Excel.
Número de registro propio
Cada tipo de documento lleva su consecutivo (FAC-000123, PAQ-000123…), así cualquiera lo encuentra por el número.
Directorio con cruce automático
Cargue sus clientes, residentes, proveedores o equipos desde un CSV. El sistema sugiere a quién pertenece cada documento.
Estados y seguimiento
Recibido, avisado, pagado, entregado, cerrado: usted define los estados de cada tipo de documento y busca por cualquier dato.
Excel en un clic
Descargue todo o solo un tipo de documento. Las planillas salen como su propia tabla, lista para trabajar.
Informe fotográfico en PDF
Cada registro con su foto y sus datos, listo para imprimir o enviar. Sirve como registro fotográfico de obra o de inspección.
Usuarios y permisos
Cada persona entra con su usuario. El administrador maneja el directorio y los borrados; queda registrado quién digitalizó y quién editó.
Para quién es
Para cualquier empresa que registra con fotos.
- Couriers y casilleros: recepción de paquetes con guía, casillero y aviso al cliente.
- Conjuntos y edificios: la portería registra los paquetes y los vehículos, y el residente recibe el aviso.
- Bodegas, almacenes y compras: facturas y remisiones de proveedores al recibir la mercancía.
- Constructoras, SST e interventoría: evidencias con hallazgos, riesgo y ubicación, y planillas de asistencia a Excel.
- Talleres, mantenimiento y servicio técnico: equipos por su placa de datos y vehículos con los daños al ingreso.
- Oficinas y administraciones: radicación de cartas, derechos de petición y documentos que llegan.
Demo en vivo
Pruébelo ahora, sin registrarse.
Abra la demo, elija un tipo de documento y use la foto de ejemplo o una suya. En segundos ve los campos llenos, a quién pertenece y el aviso que le llegaría. Lo que suba solo lo ve usted y se borra en 24 horas.
Prueba gratis de 7 días
Úselo una semana con sus propios documentos.
No es la demo: le montamos su propia instalación, con sus tipos de documento y su directorio. No pedimos tarjeta.
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1
Llene el formulario
Su nombre, el de la empresa, un correo, un WhatsApp y qué documentos quiere digitalizar. Toma un minuto.
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2
Configuramos su instalación
En el siguiente día hábil le escribimos. Armamos las plantillas con sus campos, cargamos su directorio y creamos los usuarios de su equipo.
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3
Úsela 7 días
Digitalice documentos reales, descargue el Excel y mire cómo le llegan los avisos a sus clientes. Lo acompañamos por WhatsApp.
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4
Decida
Si sigue, le enviamos la cotización según su volumen y todo lo que registró se queda. Si no, apagamos la instalación y no se cobra nada.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos documentos digitaliza al mes, cuántos tipos de documento y usuarios necesita y si hay que conectarlo con su software. Le cotizamos con su volumen real.
Prueba gratis · 7 días
Pida su prueba gratis
En el siguiente día hábil le escribimos por WhatsApp para configurar su instalación.
Recibimos su solicitud
En el siguiente día hábil le escribimos por WhatsApp para configurar su instalación. También le enviamos la confirmación al correo.
Adelantar por WhatsApp
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar.
¿Es lo mismo que escanear?
No. Un escáner deja una imagen o un PDF, y alguien igual tiene que leerlo y digitar los datos. Aquí la IA lee la foto y llena los campos: proveedor, NIT, número, fechas, valores, destinatario, placa o lo que usted necesite. La foto queda guardada junto a los datos, así que no pierde el soporte.
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
Antes de guardar, la persona ve la foto al lado de los datos y corrige lo que haga falta. Cuando la IA no alcanza a leer algo, lo dice en una nota y deja el campo vacío en lugar de inventarlo. Además, el sistema rechaza las fotos negras o en blanco antes de leerlas y endereza solo las que llegan de lado.
¿Lee letra a mano?
Sí, si es legible: planillas de asistencia, formatos de inspección, lo que el personal escribe sobre una caja. En la demo puede probarlo con una planilla llenada a mano que sale convertida en tabla de Excel.
¿Qué documentos puede digitalizar?
Trae plantillas para cartas y oficios, facturas y remisiones, guías de envío, planillas y tablas, placas de datos de equipos, ingreso de vehículos y evidencias de obra o de SST. Si su documento es otro, en la prueba armamos la plantilla con los campos que usted necesita.
¿Tengo que instalar algo?
No. Funciona en el navegador del celular o del computador. En el celular abre la cámara directamente; en el computador puede subir fotos, escaneos o PDF de varias páginas.
¿Mis documentos quedan seguros?
Cada empresa tiene su propia instalación y su propia base de datos, con usuarios y clave. Las fotos se guardan fuera de la parte pública del servidor y solo las ven los usuarios de su empresa. La lectura se hace con la API empresarial de OpenAI, que no usa sus documentos para entrenar modelos.
¿Se puede conectar con Excel, Google Sheets o mi software?
Todo se descarga en Excel en cualquier momento. Si quiere que cada registro llegue solo a una hoja de Google o a su sistema, lo conectamos como parte de la puesta en marcha.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos documentos digitaliza al mes, cuántos tipos de documento y usuarios necesita y si hay que conectarlo con otro sistema. Por eso le cotizamos después de la prueba, con su volumen real. Si prefiere un valor antes, escríbanos por WhatsApp.
¿Cómo funciona la prueba gratis de 7 días?
Usted llena el formulario y en el siguiente día hábil le escribimos por WhatsApp. Configuramos su instalación con sus tipos de documento, cargamos su directorio y creamos los usuarios. Desde que se la entregamos tiene 7 días para usarla con documentos reales. No pedimos tarjeta y no se cobra nada durante la prueba.
¿Lo que necesita es leer facturas y causarlas en su contabilidad? Mire el OCR con IA para contabilidad o la automatización de procesos con IA.
7 días gratis
Que los datos los escriba la IA, no su equipo.
Pida la prueba y en una semana sabe cuántas horas de digitación le ahorra. Sin tarjeta y sin compromiso.