Calendario SG-SST 2026: fechas clave para pymes
Cada enero pasa lo mismo en cientos de pymes: alguien del área administrativa abre el cajón, encuentra la carpeta del SG-SST del año pasado y se da cuenta de que se le fueron varias fechas. La autoevaluación quedó a medias, el COPASST no se reunió desde marzo y la capacitación de inducción nadie la firmó. No es mala fe; es que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene un calendario propio que casi nadie tiene a la mano de forma clara.
Aquí lo armamos. Este es el mapa de lo que una empresa colombiana —con uno o con cincuenta empleados— debería cumplir durante 2026, con qué periodicidad y quién responde por cada cosa. Sin letra menuda innecesaria, pero sí con las normas que importan: la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015, que siguen siendo la columna vertebral del sistema.
Lo primero: cuántos estándares te aplican
Antes de hablar de fechas conviene saber en qué grupo cae tu empresa, porque la exigencia cambia. La Resolución 0312 reparte las obligaciones según número de trabajadores y clase de riesgo:
- 7 estándares mínimos: empresas de hasta 10 trabajadores clasificadas en riesgo I, II o III. Es la versión más liviana, pensada para microempresas de bajo riesgo (una oficina, un local pequeño).
- 21 estándares mínimos: empresas de 11 a 50 trabajadores en riesgo I, II o III. La mayoría de las pymes comerciales y de servicios viven aquí.
- 60 estándares (el sistema completo): empresas de más de 50 trabajadores, sin importar el riesgo, y cualquier empresa clasificada en riesgo IV o V (construcción, manufactura pesada, transporte de carga, etc.), así tenga pocos empleados.
Vale la pena revisar bien esta clasificación porque define cuánto trabajo —y cuánto presupuesto— necesitas. Si tienes dudas de en qué grupo estás o cómo arrancar de cero, en Mentora explicamos el alcance y los costos en la página de implementación del SG-SST para pymes, con precios públicos en COP.
El calendario 2026 de un vistazo
Esta tabla resume las obligaciones recurrentes. Las fechas exactas dependen de tu plan anual, pero la periodicidad y el responsable están definidos por norma o por buena práctica establecida.
| Obligación | Periodicidad | Responsable |
|---|---|---|
| Autoevaluación de estándares mínimos (Res. 0312) | Anual (suele cerrarse a diciembre y reportarse en los primeros meses del año) | Responsable del SG-SST / empleador |
| Plan anual de trabajo del SG-SST | Anual (se formula a inicio de año) | Responsable del SG-SST con aval del empleador |
| Plan de mejoramiento (si la autoevaluación lo exige) | Anual, derivado de la autoevaluación | Responsable del SG-SST |
| Conformación o actualización del COPASST o Vigía SST | Vigencia de 2 años; reuniones mensuales | Empleador y trabajadores (votación) |
| Comité de Convivencia Laboral | Vigencia de 2 años; reuniones cada 3 meses | Empleador y trabajadores |
| Capacitaciones e inducción/reinducción en SST | Inducción al ingresar; reinducción al menos anual | Responsable del SG-SST |
| Evaluación de la batería de riesgo psicosocial | Según nivel de riesgo (ver más abajo) | Psicólogo con licencia en SST |
| Exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos, retiro) | Periódicos según profesiograma | Médico especialista en SST |
| Matriz de peligros (IPER / GTC 45) — actualización | Anual y cada vez que cambie un proceso | Responsable del SG-SST |
| Rendición de cuentas del SG-SST | Anual | Responsables con roles asignados |
| Reporte de accidentes y enfermedades laborales (FURAT/FUREL) | Dentro de los 2 días hábiles siguientes al evento | Empleador ante la ARL |
| Revisión por la alta dirección | Anual | Gerencia / representante legal |
La autoevaluación y el plan de mejoramiento: el corazón del año
Si tuvieras que escoger una sola obligación para no fallar, sería esta. La autoevaluación de estándares mínimos es el ejercicio anual en el que la empresa se califica a sí misma frente a los estándares que le aplican (7, 21 o 60). El resultado se traduce en un porcentaje y una valoración: crítico, moderadamente aceptable o aceptable.
De ahí sale el plan de mejoramiento. Si la calificación queda por debajo de lo aceptable, la empresa está obligada a formular acciones correctivas con responsables y fechas, y a tenerlas listas para mostrar. No es opcional ni decorativo: cuando llega una visita del Ministerio del Trabajo, la autoevaluación y su plan de mejoramiento son de los primeros documentos que piden.
Ambos ejercicios son anuales. En la práctica, muchas empresas cierran la autoevaluación con corte a diciembre y dejan el plan de mejoramiento formulado para arrancar el año siguiente. Si tu pyme nunca ha hecho una autoevaluación seria, el autodiagnóstico del SG-SST es un buen punto de partida para ver dónde estás parado antes de que te lo pregunte un inspector.
COPASST o Vigía: la pieza que más se descuida
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) aplica a empresas de 10 o más trabajadores; las de menos de 10 nombran un Vigía SST. La elección tiene una vigencia de dos años, así que en 2026 a muchas empresas les toca renovarlo.
El detalle que se olvida: el COPASST debe reunirse una vez al mes, dejar acta y hacerle seguimiento a las condiciones de trabajo. No basta con tener el comité conformado en un papel. Un comité que se eligió en 2024 y nunca volvió a reunirse es, para efectos prácticos, un hallazgo de incumplimiento.
Si en tu empresa el COPASST existe solo de nombre, vale la pena ponerlo a funcionar este año: convocatoria, votación de los representantes de los trabajadores, designación de los del empleador, cronograma de reuniones y actas. Es de lo que más rápido se corrige y de lo que más peso tiene en una visita.
Batería de riesgo psicosocial: ¿cada cuánto?
Esta es la pregunta que más recibimos. La evaluación de factores de riesgo psicosocial se aplica con la batería oficial avalada por el Ministerio del Trabajo, y la periodicidad depende del resultado anterior:
- Riesgo bajo o sin riesgo: la evaluación se repite cada 2 años.
- Riesgo medio, alto o muy alto: la evaluación se repite cada año, junto con las intervenciones del caso.
La debe aplicar un psicólogo con licencia vigente en SST; no es algo que pueda hacer cualquier persona del área de talento humano. Por eso conviene presupuestarla con tiempo. En Mentora manejamos esto con precio público en la página de batería de riesgo psicosocial, para que no te tome por sorpresa a mitad de año.
Reportes que no esperan al calendario
Hay obligaciones que no dependen de una fecha del año sino de que ocurra un evento. La más sensible es el reporte de accidentes y enfermedades laborales: cuando se presenta un accidente, el empleador tiene dos días hábiles para reportarlo a la ARL (y a la EPS) mediante el FURAT. Para enfermedades laborales aplica el FUREL. Saltarse este plazo es de las cosas que más rápido genera una sanción.
También vale la pena tener claro que la matriz de identificación de peligros (IPER / GTC 45) no es un documento que se hace una vez y se archiva. Debe actualizarse al menos una vez al año y cada vez que cambie un proceso, se compre una máquina nueva o se abra una sede. Es la base sobre la que se construye casi todo el sistema.
Qué pasa si no cumples
Las sanciones por incumplir el SG-SST las impone el Ministerio del Trabajo, no la UGPP. La graduación está en el Decreto 472 de 2015 y se calcula en SMMLV (salarios mínimos mensuales legales vigentes), según el tamaño de la empresa y la gravedad de la falta. Para 2026 el SMMLV ronda los $1.620.000 (cifra aproximada de referencia), de modo que las multas se cuentan en millones.
- Por incumplimiento de las normas de SST: hasta 500 SMMLV.
- Por no reportar accidentes o enfermedades laborales: hasta 1.000 SMMLV.
- Por incumplimiento que cause un accidente mortal: hasta 1.000 SMMLV, además de las consecuencias penales y civiles que correspondan.
Más allá de la cifra, el costo real suele ser otro: un accidente mal gestionado, una demanda laboral o la imposibilidad de participar en una licitación porque no tienes los soportes del sistema al día.
Cómo no llegar tarde este año
La diferencia entre una pyme que cumple sin estrés y otra que vive apagando incendios casi nunca es el presupuesto. Es la organización. Un cronograma con las fechas, un responsable claro por cada obligación y recordatorios automáticos resuelven el grueso del problema. De hecho, varios de nuestros clientes usan recordatorios por WhatsApp para que el COPASST no se le olvide a nadie y para avisar cuándo toca renovar la batería psicosocial.
Si prefieres delegarlo, nuestra asesoría en SG-SST para pymes arma el plan anual, define responsables y te acompaña en la autoevaluación con entrega rápida —solemos dejar el sistema base montado en unos 14 días—. Y si quieres meterle tecnología, también ayudamos a automatizar reportes y recordatorios. El objetivo es el mismo: que en enero de 2027 abras la carpeta y todo esté en orden, no que descubras lo que se te fue.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se debe hacer la autoevaluación de estándares mínimos en 2026?
Es un ejercicio anual. Lo habitual es cerrarla con corte a diciembre y dejar formulado el plan de mejoramiento para el año siguiente. Lo importante es que cada año la empresa se califique frente a los estándares que le aplican (7, 21 o 60) y conserve la evidencia, porque es uno de los primeros documentos que pide el Ministerio del Trabajo en una visita.
¿Cada cuánto se aplica la batería de riesgo psicosocial?
Depende del resultado anterior. Si el nivel de riesgo fue bajo o no hubo riesgo, la evaluación se repite cada dos años. Si fue medio, alto o muy alto, se repite cada año junto con las intervenciones. Siempre debe aplicarla un psicólogo con licencia vigente en SST.
¿Cada cuánto debe reunirse el COPASST?
Una vez al mes, dejando acta de cada reunión. El comité tiene una vigencia de dos años, pero tenerlo conformado no basta: si no se reúne mensualmente y no hay actas, en una inspección se cuenta como incumplimiento.
¿En cuánto tiempo hay que reportar un accidente laboral?
El empleador tiene dos días hábiles siguientes al accidente para reportarlo a la ARL y a la EPS mediante el FURAT. Para enfermedades laborales se usa el FUREL. No cumplir este plazo es una de las faltas que más rápido genera sanción.
¿Quién impone las multas por incumplir el SG-SST y de cuánto son?
Las impone el Ministerio del Trabajo, no la UGPP. Se gradúan según el Decreto 472 de 2015 en SMMLV: hasta 500 SMMLV por incumplir normas de SST y hasta 1.000 SMMLV por no reportar accidentes o por un accidente mortal. Con el SMMLV 2026 de referencia (alrededor de $1.620.000), esas cifras se cuentan en millones.
¿Cuántos estándares mínimos le aplican a mi pyme?
Siete a microempresas de hasta 10 trabajadores en riesgo I, II o III; veintiuno a empresas de 11 a 50 trabajadores en riesgo I, II o III; y los 60 estándares completos a empresas de más de 50 trabajadores o a cualquiera clasificada en riesgo IV o V, sin importar el número de empleados.
¿Quiere aplicar esto en su empresa? Cuéntenos su caso en una cotización de 60 segundos o escríbanos por WhatsApp al +57 319 387 2560 y le decimos por dónde empezar.
