Circular 0027 de 2026: el 31 de julio vence el registro de la autoevaluación del SG-SST

El Ministerio del Trabajo puso fecha en el calendario y conviene anotarla en grande: el 31 de julio de 2026 es el último día para registrar en línea la autoevaluación de estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) correspondiente al año 2025, junto con su plan de mejoramiento. Lo recordó con la Circular 0027 del 26 de febrero de 2026, dirigida a empleadores públicos y privados, contratantes y demás obligados. No es una norma nueva ni un cambio de reglas: es un aviso formal de que el ciclo anual sigue corriendo y de que la plataforma del Ministerio espera ese cargue antes de que termine julio.

Qué dice exactamente la Circular 0027 de 2026

La circular cumple una función de recordatorio. El Ministerio del Trabajo reitera el deber, que ya existía, de realizar y registrar cada año la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST y el plan de mejoramiento que se desprende de ella. La novedad práctica es la fecha concreta para esta vigencia: hasta el 31 de julio de 2026 se debe registrar la autoevaluación del año inmediatamente anterior, es decir, la del 2025.

El registro no se hace por correo ni en una oficina. Se carga en la plataforma habilitada por el Ministerio, en sgrl.mintrabajo.gov.co. Quien ya tenga usuario solo entra y sube la información del periodo; quien nunca lo ha hecho tendrá que crear el acceso, lo que toma su tiempo. Por eso vale la pena no dejarlo para el último fin de semana de julio, cuando media Colombia intenta entrar a la misma plataforma.

La base normativa: Resolución 0312 de 2019

Detrás del aviso está la Resolución 0312 de 2019, que define los estándares mínimos del SG-SST. Esa resolución fijó un ciclo anual con momentos claros, y entenderlo evita confundir tareas:

• En diciembre se aplica la autoevaluación según la Tabla de Valores y Calificación, y con base en ese resultado se formula el plan anual del SG-SST para la vigencia siguiente.
• En julio de cada año se rinde el informe de avance del plan de mejoramiento, ese seguimiento de medio año que muestra si las acciones propuestas realmente se están cumpliendo.

La calificación de la autoevaluación no es un simple visto bueno. Arroja un puntaje que ubica al sistema en un nivel crítico, moderadamente aceptable o aceptable, y de ahí salen las acciones que se vuelven el plan de mejoramiento. Ese plan no es papeleo decorativo: es la hoja de ruta que el Ministerio puede pedir si llega una visita o un requerimiento.

Tres obligaciones que se repiten todos los años

Para un dueño de pyme que prefiere ir al grano, el ciclo se resume en tres movimientos que no cambian de un año a otro:

1. Realizar la autoevaluación de estándares mínimos del año inmediatamente anterior, con la Tabla de Valores y Calificación.
2. Formular el plan de mejoramiento con base en los resultados de esa autoevaluación, priorizando lo que salió bajo.
3. Registrar todo en la plataforma del Ministerio dentro del plazo, que este año es el 31 de julio.

El número de estándares que aplica depende del tamaño y el nivel de riesgo de la empresa. A grandes rasgos, son 7 estándares para empresas de hasta 10 trabajadores en riesgo I, II o III; 21 estándares para las de 11 a 50 trabajadores en esos mismos niveles de riesgo; y 60 estándares para las de más de 50 trabajadores o las clasificadas en riesgo IV o V. Una microempresa de servicios no tiene la misma carga que una constructora o una empresa de transporte, y la resolución lo reconoce.

Cómo se ve esto en una pyme real

Pensemos en una clínica odontológica pequeña en Chapinero, con doce personas entre profesionales y administrativos. Por su tamaño y su riesgo, le corresponden los 21 estándares. En diciembre debió aplicar la autoevaluación del 2025; ahora, antes del 31 de julio, tiene que asegurarse de que ese resultado y el plan de mejora quedaron cargados en la plataforma. Si en la autoevaluación salió flojo el manejo de residuos biológicos o la capacitación en bioseguridad, el plan de mejoramiento debe recoger esas acciones con responsables y fechas.

Cambiemos de sector. Una ferretería en Itagüí con ocho empleados maneja 7 estándares, una carga mucho más liviana. Pero liviana no significa opcional. El dueño, que suele estar más pendiente del inventario y de la cartera que de la plataforma del Ministerio, tiene la misma fecha encima. Le conviene revisar que la autoevaluación del 2025 esté firmada, que el plan de mejora exista en papel y digital, y que ambos queden registrados a tiempo.

El patrón se repite en un restaurante de Cali, en un taller de Bucaramanga o en una empresa de aseo de Barranquilla. Cambia el número de estándares, no la obligación ni el plazo.

Qué pasa si no se cumple

Saltarse el registro no es un descuido sin consecuencias. El incumplimiento de las obligaciones del SG-SST expone a la empresa a sanciones del Ministerio del Trabajo. Las multas no son una cifra fija: dependen del tamaño de la empresa y de la gravedad de la falta. Una microempresa no enfrenta el mismo tope que una grande, pero para una pyme con márgenes ajustados, cualquier multa duele.

Más allá de la sanción económica, hay un costo que pocos miden a tiempo:

• Riesgo operativo: un sistema de seguridad mal gestionado significa accidentes más probables, incapacidades y procesos detenidos cuando falta una persona clave.
• Riesgo reputacional: los clientes corporativos, las licitaciones y muchos contratos B2B piden hoy evidencia del SG-SST al día. Un soporte vencido puede sacar a una pyme de una negociación.
• Costo de la prisa: hacer la autoevaluación a las carreras la última semana de julio suele producir un documento de relleno, sin sustento, que tampoco protege a nadie.

Un plan sencillo para llegar al 31 de julio

Si todavía no está cargada la información, queda margen para hacerlo bien. Una ruta realista:

1. Verifique el acceso a la plataforma en sgrl.mintrabajo.gov.co esta misma semana. Si nunca ha ingresado, gestione el usuario primero; ese trámite no es inmediato.
2. Confirme que la autoevaluación del 2025 está hecha y firmada. Si quedó pendiente desde diciembre, aplique la Tabla de Valores con honestidad, sin inflar puntajes.
3. Revise el plan de mejoramiento. Cada hallazgo bajo debe tener una acción, un responsable y una fecha. Sin eso, no es un plan, es una lista de deseos.
4. Cargue ambos documentos antes del 31 de julio y guarde el soporte del registro. Esa constancia es la que vale frente a una eventual visita.

Tener un responsable claro del SG-SST ayuda mucho. En muchas pymes esa figura es un asesor externo o una persona con formación en seguridad y salud en el trabajo; lo importante es que alguien tenga la fecha en su calendario y la trate como un compromiso, no como un pendiente que se empuja.

Dónde puede ayudar la tecnología

Buena parte del desgaste del SG-SST no está en lo técnico, sino en el seguimiento: recordar fechas, perseguir firmas, juntar evidencias dispersas en correos y carpetas. Ahí la automatización sirve. Un sistema de recordatorios que avise con semanas de anticipación, un repositorio ordenado de soportes y formatos, y alertas para los hitos de diciembre y julio reducen el riesgo de llegar tarde por puro olvido.

En Mentora acompañamos a pymes colombianas en ese cruce entre cumplimiento y eficiencia. Si quiere ordenar su SG-SST y dejar de correr cada julio, puede revisar nuestro acompañamiento en SST o conocer cómo aplicamos automatización con inteligencia artificial para que los recordatorios y la documentación dejen de depender de la memoria de una sola persona. La decisión de fondo sigue siendo suya; nuestra parte es que el proceso sea más claro y menos estresante.